Notes de frais, IK, respirez, on s’en charge !

05 octobre 2023 0 commentaire(s)

IK, NDF ou déplacements pros, vous n’y comprenez rien ?
Déclaration aux frais réels, barèmes de remboursement… Qu’impose l’administration fiscale et comment réaliser les bons calculs ? Soyez Tranquille, vous aide à décortiquer tout ce charabia !

Les IK et les notes de frais, qu’est ce que c’est ?

Une note de frais est un document comptable utilisé pour enregistrer et justifier les dépenses engagées à titre personnel, par un employé ou un dirigeant, dans le cadre de ses activités professionnelles. Ces dépenses peuvent inclure des frais de déplacements, de repas, d’hébergement, de matériel, de formation, etc.
Sont considérées comme indemnités kilométriques (ou IK) les montants remboursés par une entreprise à ses salariés ou dirigeant au titre de leurs déplacements professionnels. Ces déplacements professionnels doivent avoir été effectués avec leur véhicule personnel.
Ces IK sont indiquées dans une note de frais afin de faire la demande de remboursement à l’employeur.

Les justificatifs à fournir

Pour prétendre au remboursement de ces frais kilométriques, le salarié ou dirigeant doit :

• Justifier être le propriétaire du véhicule utilisé (ou son conjoint)
• Présenter les preuves de ses dépenses avec les justificatifs des tickets de stationnement, frais de péage, etc.

Afin de présenter une note de frais valide et complète, celle-ci doit contenir

• La date du déplacement
• Le motif du déplacement
• La distance parcourue (aller et retour)

L’employeur peut alors rembourser à ses collaborateurs, sous forme de remboursement de frais, leurs déplacements professionnels. Cela est bien entendu valable pour vous, si vous êtes dirigeant.

Comment sont calculés les IK ?

Qu’il s’agisse des frais réels lors de la déclaration de revenus d’un particulier pour ses trajets domicile-travail ou d’indemnités KM dans le cadre de déplacements professionnels, tout se calcule selon les règles établies par l’administration fiscale.

Les frais réels

Lors de sa déclaration de revenus, un salarié peut choisir d’opter pour la déclaration des dépenses réelles en utilisant le barème kilométrique publié chaque année par les impôts.

Celui-ci ne concerne que les trajets domicile-travail et dépend de la distance entre son habitation et son domicile (40KM ou moins VS plus de 40 KM).
Le calcul se fera ensuite selon la formule suivante :

d (distance parcourue)
X
Taux en vigueur en fonction du type de véhicule et du nombre de kms annuels parcourus.

Les frais professionnels

L’indemnité KM est déterminée par la fiscalité, excluant les trajets domicile-travail. Le montant versé comprendra l’ensemble des charges liées à l’utilisation du véhicule :

• Les coûts liés à l’usure générale du véhicule
• Les coûts de carburant
• L’entretien global du véhicule
• L’achat des pneumatiques éventuels
• Le montant de l’assurance annuelle de la voiture.

À noter que la puissance fiscale du véhicule est plafonnée à 7 chevaux fiscaux et que le barème kilométrique applicable aux voitures dépend de la distance annuelle parcourue.

Quels sont les avantages des IK ?

Pour les particuliers habitant à plus de 40 Km de leur travail, en général, la déduction forfaitaire des 10 % appliquée à leurs revenus est moins intéressante.
En calculant leurs frais kilométriques réels, ils bénéficieront d’une réduction plus importante de leurs impôts sur le revenu.

En ce qui concerne les frais professionnels liés à des déplacements professionnels, ceux-ci sont avantageux pour le salarié, ou dirigeant, qui bénéficie d’un remboursement de frais, mais également pour l’employeur qui peut déduire ces frais kilométriques dans ses charges, dans la limite du montant fixé par l’administration fiscale.

D’autant plus que l’employé qui perçoit une allocation forfaitaire peut réaliser une économie d’impôts puisque les dépenses liées à l’usage de son véhicule pourront être déduites de ses frais réels.

À noter :
• Si le véhicule est loué ou prêté, l’employeur devra justifier que le loyer aura été réglé par l’employé.
• S’il est prêté, l’employeur devra alors être en capacité de prouver que l’entretien du véhicule est assuré par son employé.

IK, NDF, Soyez Tranquille : on s’en charge !

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